"الأرشيف" وظائف
قم بتبسيط عملية حفظ السجلات الخاصة بك وتحسين الكفاءة من خلال مزايا نظام إدارة الأرشفة الشامل لدينا.
البحث والاسترجاع
- أدوات بحث قوية تمكن المستخدمين من تحديد موقع ملفات أو مستندات محددة بسرعة باستخدام كلمات ذات مدلول وتواريخ أو بواسطة البار كود ومعاير أخرى للبحث
- واجهة مستخدم سهلة الاستخدام لتبسيط إجراء عملية البحث للتسهيل على الأفراد في العثور على المحتوى المؤرشف الذي يحتاجون إليه وسهولة الوصول له.
- سهولة الاسترجاع مستنداتك من الأرشيف، إما عن طريق تنزيلها على جهاز المستخدم أو طباعتها أو رؤيتها من خلال عارض على الانترنت مما يضمن سهولة الوصول إليها واستخدامها. .
تخزين المستندات
- مستودع مركزي لتخزين مجموعات واسعة من المستندات والملفات مما يضمن الاحتفاظ بجميع المعلومات في مكان واحد لضمان سهولة إدارتها والوصول إليها.
- قم بتنظيم المستندات داخل النظام باستخدام الفئات والأقسام أو المجلدات أو علامات التميز، لتسهيل التخزين والاسترجاع بكفاءة ومساعدة المستخدمين على تحديد موقع المحتوى المؤرشف وسهولة إدارته.
- ميزات قوية لأمان البيانات والنسخ الاحتياطي لضمان حماية كل المستندات والملفات من الفقدان أو التلف أو الوصول غير المصرح به.
أدوار المستخدم
- يمكنك تحديد أدوار لكل مستخدم على حدى والتي تمنح للمستخدم امتيازات وصول محددة، تحدد بشكل واضح الاجراءات التي يمكن للمستخدمين تنفيذها مثل عرض وتحرير وحذف المستندات مما يساعد في الحفاظ على أمان البيانات والخصوصية.
- تحسين الإنتاجية من خلال منح حق الوصول المناسب لكل مستخدم بشكل يلاءم طبيعة وخصائص عمله داخل المؤسسة لتبسيط إدارة المستندات والتأكد من أن كل مستخدم يتفاعل بالشكل الصحيح في إطار المحتوى الموكل له والمسؤول عنه.
- تسهيل جهود الامتثال لتمكين المؤسسات من التحكم الكامل في المراقبة والمراجعة لكل العمليات والاحتفاظ بسجلات تدقيق مفصلة للمساءلة.
شجرة الملفات
- عرض وتنظيم الملفات بطريقة هرمية بشكل مشابه للكيفية التي يستخدمها نظام ملفات الكمبيوتر في تنظيم الملفات، لمساعدة المستخدمين لفهم وسهولة التعامل والتنقل بين الملفات والمجلدات المختلفة.
- بإمكان المستخدمين إنشاء مجلدات رئيسية وفرعية لتسهيل تنظيم بياناتهم المؤرشفة للمساعدة في الاحتفاظ بالملفات المتشابهة معًا، مما يوفر بنية منطقية ومنظمة لإدارة البيانات بكفاءة.
- ميزات التحكم في الوصول من خلال "شجرة الملفات" لفرض قيود أو منح أذونات لمستخدمين بعينهم أو مجموعات محددة لعرض وتحرير أو حذف الملفات والمجلدات من داخل الأرشيف.
التقارير
- تمنحك التقارير معلومات حول كيفية الوصول إلى البيانات المؤرشفة واستخدامها، مما يساعد المؤسسات على فهم أنماط استخدام تلك البيانات بالشكل الصحيح وإبلاغ القرارات المناسبة المتعلقة بسياسات تخزين البيانات والوصول إليها.
- تلعب تقارير المراجعة والتدقيق دور محوري في الأمان والامتثال حيث أنها تعرض تفاصيل الإجراءات المتخذة بشأن البيانات المؤرشفة، بما في ذلك من قام بالوصول للملف أو تحميله والتوقيت التي حدثت فيه هذه الإجراءات.
