مكاتب المحاماة
هل تُعاني من تراكم الأوراق في مكتبك القانوني؟ هل تُقضي ساعاتٍ طويلةً في البحث عن وثيقةٍ مُعيّنة بين أكوامٍ من الملفات؟ هل تشعر بالقلق حيال ضياع أو تلف مُستندٍ هامٍّ قد يُكلّفك غاليًا؟ هل ترغب في التّخلص من فوضى الأوراق والانتقال إلى عالمٍ رقميٍّ أكثر تنظيمًا وأمانًا؟
في عالمٍ سريعِ التّغيّر، لم تعدّ الطّرق التقليدية لإدارة الوثائق تُلبّي احتياجات مكاتب المُحاماة العصرية. فالأوراق تُستهلك مساحةً كبيرةً، وتُعرّض بياناتك لخطر الضّياع أو التّلف، وتُعيق سير العمل.
تخيّل مكتبًا مُزدحمًا بأكوام من الملفات الورقية، حيث يُضيّع المُحامون ساعات ثمينة في البحث عن وثيقة مُعيّنة. تخيّل خطر ضياع أو تلف ملف هام بسبب حادث عرضي أو كارثة طبيعية. تخيّل قلقك المُستمر بشأن سرية بيانات عملائك وخطر الوصول غير المُصرّح به.
هذه ليست مجرد سيناريوهات افتراضية، بل هي تحديات يومية تُواجهها مكاتب المُحاماة التي لا تزال تعتمد على الأنظمة التقليدية لإدارة الوثائق. بالإضافة إلى ذلك، تُعاني مكاتب المُحاماة من:
-
صعوبة مشاركة الملفات والتعاون عليها بين أعضاء الفريق.
-
ضياع الوقت في أعمال الطباعة والنسخ وإرسال الوثائق عبر البريد.
-
صعوبة تتبع تحديثات الملفات والتغييرات التي تُجرى عليها.
-
عدم القدرة على الوصول إلى الملفات من خارج المكتب.
-
صعوبة الامتثال للقوانين والتشريعات المتعلقة بحفظ السجلات
يُوفّر "الأرشيف" بيئة عمل رقمية آمنة ومُنظّمة، حيث يُمكنك:
-
أرشفة جميع أنواع الوثائق القانونية: من العقود والمُذكّرات القانونية إلى المراسلات والسجلات المالية.
-
تنظيم المستندات بسهولة: إنشاء مجلدات وفئات لتصنيف الملفات وإدارتها بكفاءة. يُمكنك أيضًا استخدام الوسوم والكلمات المفتاحية لتسهيل البحث عن الملفات.
-
البحث والاسترجاع بسرعة: الوصول إلى أي وثيقة تحتاجها في ثوانٍ بفضل أدوات البحث المُتقدّمة. يُمكنك البحث باستخدام اسم الملف، أو تاريخ الإنشاء، أو المحتوى، أو أي معيار آخر.
-
حماية سرية بيانات عملائك: ميزات أمان مُتكاملة لتشفير البيانات والتحكم في صلاحيات الوصول. يُمكنك تحديد من يُمكنه الوصول إلى كل ملف وإجراء التعديلات عليه.
-
التعاون مع فريق العمل: مشاركة الملفات والتعاون عليها مع زملائك بسهولة وأمان. يُمكنك منح حقوق الوصول للملفات لمُستخدمين أو مجموعات مُحدّدة، ويمكن لأعضاء الفريق التعليق على الملفات وإضافة ملاحظات.
-
الوصول إلى وثائقك من أي مكان: إمكانية الوصول إلى نظام "الأرشيف" من أي جهاز متصل بالإنترنت، سواء كان ذلك من المكتب أو المنزل أو أثناء التنقّل.
-
توفير الوقت والجهد والتكاليف: التخلّص من أعباء التخزين الورقي وتقليل تكاليف الطباعة والنسخ والبريد. سيُصبح لديك المزيد من الوقت للتّركيز على مهامك القانونية الأساسية.
-
ضمان الامتثال للقوانين والتشريعات: يُساعدك "الأرشيف" على الامتثال للقوانين والتشريعات المتعلقة بحفظ السجلات وفترة الاحتفاظ بها، مما يحميك من المُخالفات القانونية والغرامات.
بالإضافة إلى ميزات الأرشفة الأساسية، يُقدّم "الأرشيف" مجموعة من الوظائف المُتقدّمة لتلبية احتياجات مكاتب المُحاماة:
التكامل مع أنظمة إدارة القضايا: ربط "الأرشيف" مع أنظمة إدارة القضايا الموجودة لديك لتسهيل سير العمل وتوفير بيئة عمل متكاملة.
ميزات تدقيق ومُتابعة: تتبّع جميع التغييرات التي تُجرى على المستندات مع تحديد هوية المُستخدم وتاريخ التعديل لضمان المساءلة والشفافية.
إدارة أدوار المُستخدمين: تحديد صلاحيات الوصول لكل عضو في فريق العمل وفقًا لدوره ومسؤولياته للحفاظ على أمان
المعلومات والتّحكم في عمليات الأرشفة.
إنشاء تقارير مُخصّصة: الحصول على تقارير مُفصّلة حول نشاط المُستخدمين وحجم التخزين وغيرها من المعلومات الهامة لمُساعدتك على اتخاذ القرارات المُناسبة بشأن إدارة الوثائق
